Excel'den Datacorp'a geçiş: Acente süreçlerini dijitalleştirme planı

Acente dijitalleşme süreci, Excel tabloları ve klasörlerde duran poliçe ve müşteri verisinin bir yazılıma taşınmasıyla başlar; ama asıl iş, verinin taşınmadan önce temizlenmesi ve ekibin yeni düzene alıştırılmasıdır. İyi bir geçiş planı dört aşamadan oluşur: veri hazırlığı, aktarım, kullanıcı ve yetki tanımı, ilk hafta kontrolleri. Geçişin süresi verinin miktarına ve düzenine göre değişir; bu yüzden kesin bir saat vaadi yerine adımları netleştirmek daha doğrudur.

Bu yazıda Excel'den Datacorp'a geçişi örnek alarak uygulanabilir bir plan sunuyoruz. Adımların çoğu, hangi yazılıma geçerseniz geçin işinize yarar.

Geçişe başlamadan önce: Neyi dijitalleştiriyorsunuz?

İlk iş, bugün hangi işi nerede yaptığınızı yazmaktır. Basit bir liste yeterli:

• Poliçeler nerede duruyor? (PDF klasörleri, şirket ekranları, e-posta ekleri)
• Müşteri listesi kaç dosyada, hangi sütunlarla tutuluyor?
• Yenileme tarihleri nasıl takip ediliyor?
• Müşteriyle iletişim hangi kanaldan yürüyor?
• Kim hangi veriye erişiyor, tali ve şube yapısı var mı?

Bu liste, hem aktarılacak veriyi hem de yazılımda kurulacak yapıyı belirler. Ayrıca geçişten sonra neyin değişeceğini ekibe anlatırken de elinizde somut bir referans olur.

Geçiş için bir sorumlu belirlemek de önemlidir. Acentenin işleyişini iyi bilen bir kişinin veri hazırlığını takip etmesi, sorulara tek noktadan cevap vermesi ve ilk hafta kontrollerini yürütmesi, sürecin dağılmasını önler. Geçiş tarihini yenileme yoğunluğunun görece düşük olduğu bir döneme denk getirmek de işinizi kolaylaştırır.

1. Aşama: Veri hazırlığı

Dağınık veriyi olduğu gibi taşımak, dağınıklığı yeni sisteme taşımak demektir. Aktarımdan önce şu temizliği yapın:

1. Tek müşteri listesi oluşturun. Birden fazla Excel dosyası varsa tek bir dosyada birleştirin.
2. Mükerrer kayıtları ayıklayın. Aynı kişinin farklı yazımlarla iki kez yer aldığı satırları TC kimlik numarası veya telefonla eşleyip birleştirin.
3. Sütunları standartlaştırın. Tarih biçimi, telefon formatı, şirket ve branş adları her satırda aynı yazılmalı.
4. Aktif ve geçmiş poliçeleri ayırın. Önce aktif poliçeleri taşımak, ilk günlerin işini kolaylaştırır.
5. PDF'leri adlandırın. Poliçe PDF'lerini tek klasörde, anlamlı adlarla toplayın.

2. Aşama: Datacorp'a aktarım

Hazırlanan veri iki yoldan Datacorp'a girer:

• Veri entegrasyonu ve aktarımı hizmeti: Mevcut poliçe ve müşteri verileriniz Infumia ekibi tarafından taşınır. Bu hizmet lansman kampanyası süresince ücretsizdir; Kurumsal pakette birebir veri taşıma yer alır.
• Kendi yüklemeniz: Poliçe PDF'lerini manuel, toplu veya otomatik yüklemeyle sisteme alabilirsiniz. Otomatik PDF eşleştirme, poliçeleri ilgili kayıtlara bağlamaya yardımcı olur.

Aktarımı başlatmadan önce 3 günlük ücretsiz denemeyle küçük bir örnek veri setini deneyin. Kredi kartı gerekmez; hangi sütunların nasıl eşleştiğini görmek, büyük aktarımdaki sürprizleri azaltır.

3. Aşama: Kullanıcı, rol ve yetki tanımı

Veri sisteme girdikten sonra ekibi tanımlayın. Datacorp'ta kullanıcılar, roller, tali ve şubeler eklenir; yetki matrisi ile herkes yalnızca görmesi gereken veriyi görür. Yapılan her işlem denetim kaydına yazılır.

Kullanıcı sayısı paketinize göre belirlenir (Başlangıç 1, Acente 5, Pro 15, Kurumsal 50 kullanıcı); Acente ve Pro paketlerinde ek kullanıcı alınabilir. Ayrıntılar Datacorp paket tablosunda.

4. Aşama: İlk hafta kontrol listesi

Geçişin başarısı ilk haftada belli olur. Aşağıdaki listeyi günlük olarak gözden geçirin:

1. Rastgele seçilen 20-30 poliçeyi orijinal PDF ile karşılaştırın: poliçe no, prim, başlangıç ve bitiş tarihi doğru mu?
2. Mükerrer müşteri kartı kalmış mı? Arama ekranında birkaç sık rastlanan isimle kontrol edin.
3. Vade takibi ekranında yaklaşan bitişler beklediğiniz poliçeleri gösteriyor mu?
4. Yenileme hatırlatmalarını önce birkaç poliçe için açın; e-posta ve WhatsApp mesaj metinlerini kontrol edin.
5. Her kullanıcıyla kendi hesabından giriş yapıp yetkilerin doğru çalıştığını test edin.
6. Mobil ve masaüstü uygulamalarını kullanacak çalışanların kurulumunu tamamlayın.
7. Excel'i "salt okunur" arşive çevirin; yeni kayıtlar yalnızca sisteme girilsin.

Son madde en kritik olanıdır: iki sistem paralel güncellenirse kısa sürede hangisinin doğru olduğu belirsizleşir.

İlk ay: Dijitalleşmeyi kalıcı hale getirmek

İlk hafta verinin doğruluğuna, ilk ay ise alışkanlıklara odaklanın. Bu dönemde şu adımlar işe yarar:

• Haftalık kısa değerlendirme: Ekiple haftada bir, sistemde zorlanılan noktaları konuşun. Sorunların çoğu bir ayar veya kısa bir açıklamayla çözülür.
• Hatırlatmaları genişletin: İlk denemelerde sorun çıkmadıysa yenileme hatırlatmalarını tüm aktif poliçeler için açın.
• WhatsApp düzenini netleştirin: Mesajların manuel mi, Cloud API ile otomatik mi gideceğine karar verin. Otomatik gönderim için özel numara kurulumu ayrı bir eklentidir.
• Raporları rutine bağlayın: Aylık üretim ve yenileme raporunu belirli bir günde almayı alışkanlık haline getirin.
• Geçmiş poliçeleri tamamlayın: Aktif poliçeler oturduktan sonra geçmiş yıllara ait belgeleri arşive ekleyin.

Ay sonunda Excel dosyalarına hiç ihtiyaç duyulmadıysa geçiş başarılı demektir.

Geçişte sık yapılan hatalar

• Temizlenmemiş veriyi olduğu gibi aktarmak
• Herkese tam yetki verip yetki tanımını sonraya bırakmak
• Hatırlatmaları kontrol etmeden tüm müşterilere açmak
• Ekibe kısa bir kullanım turu yapmadan sisteme geçmek

Sonuç

Acente dijitalleşme, bir yazılım satın almaktan çok, veriyi ve iş yapma biçimini düzenlemektir. Önce veriyi temizleyin, sonra aktarın, yetkileri tanımlayın ve ilk haftayı kontrol listesiyle yönetin. Datacorp'un modüllerini tanımak için Datacorp nedir? yazımıza, poliçe tarafındaki düzen için poliçe yönetiminde hataları azaltmanın 6 yolu yazımıza bakabilirsiniz. Geçiş planınızı birlikte konuşmak isterseniz teklif formu üzerinden bize ulaşın.

Sık sorulan sorular

Excel'den Datacorp'a geçiş ne kadar sürer?

Süre; verinin miktarına, kaç dosyaya dağıldığına ve ne kadar temiz olduğuna göre değişir. Bu yüzden kesin süre vermek yerine veri hazırlığı, aktarım, yetki tanımı ve ilk hafta kontrolleri şeklinde aşamalı ilerlemeyi öneriyoruz.

Veri aktarımı ücretli mi?

Veri entegrasyonu ve aktarımı hizmeti lansman kampanyası süresince ücretsizdir. Kurumsal pakette birebir veri taşıma yer alır.

Geçişten önce sistemi deneyebilir miyim?

Evet. Datacorp 3 gün boyunca ücretsiz denenebilir ve kredi kartı gerekmez. Küçük bir örnek veriyle denemek, büyük aktarım öncesinde eşleşmeleri görmenizi sağlar.

Çalışanlarım tüm müşteri verilerini görür mü?

Hayır, siz nasıl tanımlarsanız öyle. Yetki matrisiyle her kullanıcının, tali veya şubenin hangi verileri görebileceği sınırlanır ve tüm işlemler denetim kaydına yazılır.