Sigorta yazılımı seçerken dikkat edilecek 7 kriter

Bir sigorta yazılımı seçerken yedi kritere bakmanız yeterli bir çerçeve sağlar: KVKK ve veri güvenliği, şirket entegrasyonları, yenileme hatırlatmaları ve müşteri iletişimi, poliçe ve müşteri arşivi, yetki ve şube yapısı, raporlama, son olarak destek, deneme ve veri aktarımı koşulları. Doğru seçim, en çok özelliği olan değil, acentenizin günlük işine en iyi oturan yazılımdır.

Yanlış seçimin maliyeti yalnızca abonelik ücreti değildir. Ekibin yeni sisteme alışması için harcanan zaman, verinin bir kez daha taşınması ve geçiş döneminde aksayan yenilemeler de hesaba katılmalıdır. Bu nedenle karar vermeden önce kriterleri yazılı hale getirmek ve her adayı aynı sorularla değerlendirmek en sağlıklı yoldur.

Bu rehber ürün bağımsızdır. Her kriter için demoda sorabileceğiniz somut sorular ve yazının sonunda adayları yan yana koyabileceğiniz bir karşılaştırma tablosu bulacaksınız.

1. KVKK, veri güvenliği ve denetim kaydı

Acenteler; TC kimlik numarası, iletişim bilgisi, araç ve bazı branşlarda sağlıkla ilgili bilgiler gibi kişisel verileri işler. Yazılım bu verilerin korunmasına yardım etmeli, ama KVKK yükümlülüğünüzü tek başına üstlenemez. Değerlendirirken şunları sorun:

• Veriler nerede barındırılıyor, yedekler nasıl ve ne sıklıkla alınıyor, şifreleniyor mu?
• Her işlem (görüntüleme, değiştirme, silme) kim tarafından ve ne zaman yapıldığıyla birlikte denetim kaydına yazılıyor mu?
• Abonelik bittiğinde verileriniz ne kadar süre saklanıyor, nasıl dışa aktarılıyor ya da siliniyor?

Sertifika iddialarını görüyorsanız belgesini isteyin; sözlü beyanla yetinmeyin.

2. Şirket entegrasyonları ve XML

Birden fazla sigorta şirketiyle çalışan bir acentede poliçe bilgisini elle girmek, hem zaman hem hata kaynağıdır. Yazılımın XML veya şirket entegrasyonlarıyla poliçe verisini sisteme alıp alamadığını sorun.

Burada genel bir "entegrasyonumuz var" ifadesi yetmez. Çalıştığınız şirketlerin listesini götürün ve her biri için entegrasyonun bugün çalışır durumda olup olmadığını, hangi veriyi aktardığını ve bir aksaklıkta ne olduğunu demoda görmek isteyin.

3. Yenileme hatırlatmaları ve müşteri iletişimi

Yenileme dönemi, acentenin gelirini doğrudan etkiler. Yazılım yaklaşan vadeleri listelemeli ve hatırlatmaları müşterinize ulaştığı kanaldan gönderebilmeli. Sorulacaklar:

• Hatırlatmalar e-posta ve WhatsApp ile gidebiliyor mu? WhatsApp gönderimi manuel mi, resmi API ile otomatik mi?
• Mesaj metinleri ve gönderim zamanlaması düzenlenebiliyor mu?
• Mesaj başına ek maliyet (kredi) var mı, pakete dahil olan miktar ne kadar?

WhatsApp entegrasyonunun teknik tarafını merak ediyorsanız WhatsApp API entegrasyonu sayfamıza göz atabilirsiniz.

4. Poliçe ve müşteri arşivi

Arşiv, yalnızca belge saklamak değil, aradığınızı hızla bulmaktır. Poliçe PDF'lerinin nasıl yüklendiğine (tek tek, toplu, otomatik) ve yüklenen belgenin doğru müşteriye nasıl bağlandığına bakın. Arama ekranında ad, TC, telefon, plaka ve poliçe numarası gibi farklı alanlarla deneme yapın. Arşiv saklama süresini ve depolama limitini de mutlaka not edin.

5. Yetki, tali ve şube yapısı

Ekip büyüdükçe herkesin her şeyi görmesi hem güvenlik hem düzen sorunudur. Yazılımın rol bazlı bir yetki matrisi sunup sunmadığını, tali ve şube tanımı yapılıp yapılamadığını ve bir kullanıcının yalnızca kendi kayıtlarını görecek şekilde sınırlanabildiğini kontrol edin. Kullanıcı başına ücretlendirme varsa büyüme senaryonuzu hesaplayın.

6. Raporlama ve analitik

Üretim, yenileme, tahsilat ve şube performansını görmek için rapor almak, Excel'e veri döküp elle tablo hazırlamaktan çok daha güvenilirdir. Hazır raporların neler olduğunu, filtrelenebildiğini ve dışa aktarılabildiğini sorun. Komisyon ve tahsilat takibinin nasıl kurgulanabileceğini sigorta komisyon takibi yazımızda ayrıca ele aldık.

7. Destek, SLA, deneme ve veri aktarımı

Yenileme sezonunda yaşanan bir aksaklık, cevapsız kalırsa doğrudan müşteri kaybına dönüşebilir. Destek kanallarını (e-posta, WhatsApp, telefon), yazılı yanıt süresini ve hafta sonu durumunu öğrenin. Ayrıca:

• Satın almadan önce kendi verinizle deneyebileceğiniz bir deneme süresi var mı?
• Mevcut Excel veya eski yazılım verinizin aktarımı kim tarafından, hangi ücretle yapılıyor?
• Web, masaüstü ve mobil erişim seçenekleri neler?

Sigorta yazılımı karşılaştırma tablosu

Adayları değerlendirirken aşağıdaki tabloyu kendi notlarınızla doldurun. "Var / Kısmen / Yok" ve kısa bir not yeterlidir.

Hazır yazılım ile acentenize özel geliştirme arasında kararsızsanız özel yazılım mı, hazır yazılım mı? yazımız da yardımcı olabilir.

Seçim sürecini nasıl yürütmelisiniz?

1. İhtiyaç listesini çıkarın: Bugün en çok zaman kaybettiğiniz üç işi yazın. Seçim bu üç işi çözen yazılım üzerinden yapılmalı.
2. Adayları üçe indirin: Çok fazla demo karar vermeyi zorlaştırır; yukarıdaki tabloya göre ilk elemeyi yapın.
3. Kendi verinizle deneyin: Hazır demo verisi yerine kendi poliçelerinizden küçük bir örnek kullanın.
4. Kullanacak kişiyi dahil edin: Yazılımı her gün kullanacak çalışanın görüşü, yöneticinin ilk izleniminden daha belirleyicidir.
5. Toplam maliyeti hesaplayın: Paket ücretine ek kullanıcı, depolama, mesaj kredisi ve veri aktarımı gibi kalemleri ekleyin.
6. Sözleşme koşullarını okuyun: İptal, veri iadesi ve fiyat güncellemesi maddelerini netleştirin.

Değerlendirebileceğiniz bir seçenek: Datacorp

Bu yazıyı hazırlayan Infumia'nın da bu alanda bir ürünü var: Datacorp. Yukarıdaki kriterler açısından kısaca; denetim kaydı ve şifreli yedekleme, XML ve şirket entegrasyonları, e-posta ve WhatsApp (manuel veya Cloud API) hatırlatmaları, manuel/toplu/otomatik PDF yükleme, yetki matrisi ile tali ve şube tanımı, raporlama ekranları ve pakete göre değişen destek kanalları sunuyor. 3 gün ücretsiz denenebiliyor ve lansman süresince veri aktarımı ücretsiz.

Tarafsız olmak için önerimiz aynı: Datacorp'u da tablodaki diğer adaylarla aynı sorularla, kendi verinizle test edin. Genel bakış için sigorta yönetim sistemi sayfamıza bakabilir, ihtiyaçlarınızı konuşmak için bize yazabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Sigorta yazılımı seçerken en önemli kriter nedir?

Tek bir kriter yoktur; ancak veri güvenliği ve denetim kaydı, çalıştığınız şirketlerle entegrasyon ve yenileme hatırlatmaları çoğu acente için ilk üç sırada yer alır. Kendi iş akışınıza göre önceliklendirin.

Sigorta yazılımı KVKK uyumunu tek başına sağlar mı?

Hayır. Yazılım; şifreli yedekleme, yetki sınırlaması ve denetim kaydı gibi araçlarla yardımcı olur, ancak KVKK yükümlülükleri veri sorumlusu olarak acenteye aittir.

Satın almadan önce sigorta yazılımını nasıl test etmeliyim?

Deneme süresinde kendi verinizden küçük bir örnek yükleyin; arama, hatırlatma, yetki ve raporlama ekranlarını gerçek senaryolarla deneyin. Karşılaştırma tablosunu her aday için doldurun.

Eski verilerimi yeni yazılıma taşıyabilir miyim?

Çoğu sağlayıcı veri aktarımı sunar; ancak ücret ve kapsam değişir. Aktarımın kim tarafından, hangi formatta ve hangi ücretle yapılacağını yazılı olarak netleştirin.